AI赋能档案管理：化解保管与利用风险

在数字化政务和企业数字化转型的大背景下，档案作为机构运作、决策依据、权益凭证和历史记录的核心载体，其真实性、完整性、可用性和安全性对于合规管理和风险防控至关重要。传统的档案管理方式依赖人工登记、定期检查和流程审批，效率低下，且容易因人为疏忽、流程滞后、环境变化或操作不规范等问题导致保管和利用风险。随着档案数量的激增和利用场景的多样化，仅依靠人工已难以实现全方位、全天候的风险预警。引入AI智能提醒和动态监控，已成为新时代档案规范化管理的必然趋势。

当前，档案日常管理在保管和利用方面仍存在不少问题。保管方面，实体档案常出现错放、归还不及时、借阅超期未还、销毁超期未处理等情况；电子档案则面临篡改、丢失、权限滥用、格式不兼容、长期未备份等隐患。利用方面，借阅流程不透明、权限界定不清、查阅轨迹缺失、敏感档案被违规复制、外借无提醒等现象普遍存在，容易导致信息泄露、档案损毁、权属纠纷甚至合规处罚。管理方面，一些机构存在“重技术引入、轻制度构建、缺人员配套”的现象，反而形成了监管盲区。总体而言，管理被动、预警滞后、依赖经验、缺乏闭环是档案保管与利用风险高发的主要原因。

利用AI技术构建主动提醒、实时监控、闭环管控的档案管理模式，能够系统性地规避各类风险。结合档案管理的全流程特点，可以从策略细化、落地执行和保障措施三个维度来推进。

在策略细化方面，需要精准对接保管和利用各环节的风险点。AI节点提醒策略应细化至归档、借阅、归还、销毁等全生命周期节点，并根据不同档案类型设置差异化的提醒周期。对于临近到期或已超期事项，应进行分级标注，明确责任主体。

在落地执行方面，需要明确各岗位职责，将AI提醒事项纳入日常工作考核。要求相关人员在收到提醒后规定时限内完成处置，AI系统自动跟踪处置进度，形成“提醒—处置—反馈—归档”的闭环。同时，定期开展AI系统操作培训，确保档案管理人员熟练运用提醒功能，及时响应异常预警。此外，还应建立人工复核机制，对AI识别的疑似风险点进行二次校验，避免误判。

在保障措施方面，应建立AI系统定期维护机制，安排专人负责系统升级和数据备份，确保提醒功能稳定运行。完善配套管理制度，明确AI提醒的处置流程、责任划分及问责机制，将风险防控要求融入每一项操作。加强数据安全防护，对AI系统采集的档案信息和操作轨迹进行加密存储，严防系统被入侵或数据泄露，为AI提醒机制的有效运行提供安全保障。

AI技术的引入为档案管理从“保管”走向“智用”开辟了广阔前景，但它并非解决所有风险的万能钥匙。档案工作的根本在于维护证据价值和守护历史记忆，任何技术应用都必须服务于这一核心使命。未来，随着生成式AI、自主智能体等新技术的不断发展，档案管理将面临更复杂的场景和挑战。只有将智能的“智”与制度的“治”深度融合，档案事业才能在数字化浪潮中行稳致远。

撰稿人｜赵敏 审核人｜张梅华